Hóa đơn thương mại là gì? Quy định về hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại trong mua bán hàng hóa nội địa và thương mại quốc tế giữ vai trò quan trọng, là loại chứng từ quan trọng không thể thiếu trong mỗi giao dịch. Không chỉ đơn thuần là giấy tờ thanh toán, hóa đơn thương mại còn đóng vai trò pháp lý và là căn cứ để khai hải quan, tính thuế, và thực hiện các thủ tục logistics. Vậy hóa đơn thương mại là gì, có ý nghĩa và những quy định nào về hóa đơn thương mại đều sẽ được Lê Phương Logistics giải đáp trong bài viết dưới đây.
1. Hóa đơn thương mại là gì?
Hóa đơn thương mại (tiếng anh là Commercial Invoice) là một loại chứng từ thương mại do người bán (bên xuất khẩu) phát hành cho người mua (bên nhập khẩu). Trong đó nêu rõ số tiền người mua cần thanh toán cho người bán hàng hóa theo những điều kiện cụ thể.
Thông thường hóa đơn thương mại commercial invoice sẽ được lập thành 1 bản gốc và 2 bản sao. Tùy theo quy định pháp luật ở mỗi quốc gia mà số lượng bản chính được phát hành có thể khác nhau.
Có thể bạn quan tâm: Các giấy tờ nhập khẩu hàng hóa Trung Quốc
2. Ý nghĩa của hóa đơn thương mại trong xuất nhập khẩu hàng hóa
Hóa đơn thương mại không chỉ là một loại chứng từ buôn bán hàng hóa thông thường, mà nó còn giữ vai trò trung tâm trong toàn bộ quy trình giao dịch thương mại, đặc biệt là hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.
Căn cứ pháp lý để xác nhận giao dịch: Hóa đơn thương mại là bằng chứng rõ ràng nhất thể hiện rằng 2 bên đã thực hiện giao dịch mua bán hàng hóa. Do hóa đơn thương mại thể hiện rõ các thông tin về chủng loại, số lượng, đơn giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán… Từ đó, ràng buộc 2 bên tham gia giao dịch các trách nhiệm pháp lý nếu có tranh chấp xảy ra.
Chứng từ quan trọng xử lý thủ tục hải quan: Trong hoạt động xuất nhập khẩu, hóa đơn thương mại là tài liệu bắt buộc phải có để kê khai hải quan. Căn cứ vào hóa đơn thương mại cơ quan hải quan sẽ xác định được giá trị hải quan, giá trị thuế nhập khẩu và thuế VAT, đồng thời kiểm tra được tính hợp pháp và dễ dàng phân loại hàng hóa.
Cơ sở thanh toán quốc tế: Hóa đơn thương mại là chứng từ yêu cầu thanh toán, do người bán tạo lập và người đến người mua. Hóa đơn thương mại sẽ được ngân hàng thanh toán yêu cầu nếu 2 bên thống nhất sử dụng các phương thức thanh toán như nhờ thu, thư tín dụng L/C.
Chứng từ dùng để mua bảo hiểm và vận tải: Các công ty bảo hiểm, hãng tàu hay đơn vị vận chuyển thường yêu cầu hóa đơn thương mại nhằm xác định giá trị lô hàng cần bảo hiểm, kiểm tra các thông tin về hàng hóa và xác định mức trách nhiệm nếu xảy ra sự cố gây mất mát và hư hỏng hàng hóa.
Hỗ trợ kế toán và thuế doanh nghiệp: Hóa đơn thương mại có chức năng giúp doanh nghiệp ghi nhận được mức doanh thu, chi phí, lợi nhuận và nghĩa vụ thuế. Đồng thời, hóa đơn thương mại commercial invoice còn là cơ sở để thực hiện kiểm toán nội bộ đối chiếu công nợ và báo cáo tài chính.
3. Các loại hóa đơn thương mại
Trong lĩnh vực thương mại quốc tế, hóa đơn thương mại không chỉ có 1 loại duy nhất, mà sẽ có nhiều loại khác nhau tùy theo mục đích sử dụng, thời điểm phát hành và giá trị pháp lý. Dưới đây là 1 số loại hóa đơn thương mại phổ biến nhất:
3.1. Hóa đơn thương mại chính thức (commercial invoice)
Là loại chứng từ chính thức được lập bởi người bán (xuất khẩu) sau khi hàng hóa đã được giao hoặc sắp giao. Commercial invoice được sử dụng với mục đích làm chứng từ kê khai hải quan, là căn cứ tính thuế nhập khẩu và các loại thuế liên quan, chứng từ thanh toán và là cơ sở để tạo lập hợp đồng bảo hiểm và vận chuyển. Trên hóa đơn thương mại chính thức bắt buộc phải có các thông tin liên quan đến tên, địa chỉ của người mua và người bán, mô tả hàng hóa chi tiết, số lượng, đơn giá, tổng giá, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, xuất xứ, mã HS và ngày lập hóa đơn. Bởi là hóa đơn thương mại chính thức nên chứng từ này là bắt buộc và có giá trị pháp lý trong hoạt động xuất nhập khẩu, quy định trách nhiệm và nghĩa vụ của các bên liên quan, đặc biệt là trong trường hợp xảy ra tranh chấp.
3.2. Hóa đơn thương mại chiếu lệ (proforma invoice)
Là một loại hóa đơn tạm thời được lập trước hóa đơn chính thức, chủ yếu được sử dụng để báo giá, đàm phán giá và các điều kiện thương mại, chuẩn bị các thủ tục nhập khẩu. Do đó, hóa đơn chiếu lệ không được dùng để khai báo hải quan, không có giá trị thanh toán, đồng thời không thể xuất trình để khấu trừ thuế. Hóa đơn chiếu lệ thường trình bày tương tự như hóa đơn thương mại chính thức, nhưng thường sẽ có thêm dòng chữ nổi bật “Proforma invoice” để phân biệt với hóa đơn chính thức và không có tác dụng thay thế cho hóa đơn thương mại chính thức.
3.3. Hóa đơn thương mại tạm thời (Provisional invoice)
Được người bán phát hành khi có một số điều khoản trong hợp đồng chưa được thống nhất hoặc chưa xác định được giá, số lượng cuối cùng của hàng hóa tại thời điểm giao hàng. Hóa đơn tạm thời có thể được sử dụng trong một số trường hợp sau đây:
Khi giao dịch theo hình thức giao hàng nhiều lần, thanh toán từng phần: Áp dụng đối với các lô hàng lớn, phải chia thành nhiều lần giao hàng. Hai bên mua bán chỉ ký kết một hợp đồng duy nhất nhưng thực hiện thanh toán theo từng lần giao hàng. Khi thực hiện thanh toán từng phần người mua sẽ giảm được áp lực khi phải thanh toán một khoản lớn cùng lúc, giúp quay vòng vốn tốt hơn.
Khi giá cả hàng hóa được xác định sau khi hoàn tất giao hàng, người bán sẽ phát hành hóa đơn tạm thời để thu tiền ngay sau khi giao hàng (trước khi có giá bán chính thức). Lúc này giá cả có thể được xác định dựa trên tình hình thị trường, chất lượng sản phẩm thực tế và kết quả đàm phán của 2 bên.
Khi giá bán chính thức phụ thuộc vào thời điểm giao hàng, do các mặt hàng giao dịch có giá thị trường biến động mạnh (như kim loại, nông sản, năng lượng…). Giá hàng hóa sẽ được tính dựa trên giá thị trường tại thời điểm hàng đến cảng hoặc điểm giao cuối cùng. Trong thời gian chờ xác định giá chính thức, người bán có thể lập hóa đơn tạm thời để yêu cầu thanh toán trước một phần giá trị đơn hàng. Lúc này giá hàng hóa trên hợp đồng sẽ là giá tạm tính.
Nếu hợp đồng quy định thanh toán cuối cùng căn cứ vào thông số tại nơi giao hàng (cảng đích), thì người bán có thể lập hóa đơn tạm thời dựa trên những ước tính ban đầu để thu tạm, sau đó sẽ lập hóa đơn chính thức để điều chỉnh và người bán sẽ thanh toán nốt giá trị đơn hàng.
3.4. Hóa đơn thương mại chi tiết (Detailed invoice)
Là loại hóa đơn mô tả chi tiết về từng mặt hàng được cung cấp. Trong đó mọi thông tin liên quan đến hàng hóa, giao dịch và các điều kiện xuất nhập khẩu đều được liệt kê đầy đủ. Loại hóa đơn này thường được sử dụng trong trường hợp lô hàng có nhiều loại hàng hóa với nhiều mã sản phẩm, chủng loại và quy cách đóng gói khác nhau.
Với hóa đơn chi tiết sẽ tránh nhầm lẫn hoặc gian lận trong mô tả hàng hóa, giúp phân loại mã HS và tnhs thuế chính xác, tối ưu trong quản lý kho hàng nhờ thể hiện rõ số lượng từng sản phẩm, quy cách và đơn giá sản phẩm.
3.5. Hóa đơn thương mại xác nhận (Certified invoice)
Là hóa đơn thương mại có xác nhận và chữ ký của Phòng Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) hoặc các tổ chức có thẩm quyền nhằm xác minh các thông tin liên quan đến xuất xứ hàng hóa. Ngoài ra, loại hóa đơn này còn có tác dụng hỗ trợ các giao dịch mà CO không được chấp nhận riêng lẻ và đáp ứng được các quy định nhập khẩu nghiêm ngặt tại một số quốc gia.
Lưu ý: Không phải tất cả các quốc gia đều yêu cầu loại chứng từ này, hóa đơn xác nhận hầu hết chỉ được sử dụng khi phía nhập khẩu có yêu cầu cụ thể.
3.6. Hóa đơn thương mại lãnh sự (Consular Invoice)
Hóa đơn thương mại lãnh sự là loại hóa đơn thương mại có xác nhận bởi cơ quan lãnh sự của nước nhập khẩu. Thường sẽ được đóng dấu xác nhận trực tiếp tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán nước đó tại Việt Nam.
Hóa đơn lãnh sự giúp kiểm soát nguồn gốc và tính hợp pháp của hàng hóa, giúp ngăn chặn các hoạt động gian lận thương mại, khai khống giá trị, hay nhập khẩu hàng cấm. Đồng thời, còn hỗ trợ xác minh thông tin cho cơ quan hải quan của nước nhập khẩu.
3.7. Hóa đơn hải quan (Customs invoice)
Là hóa đơn thương mại được lập theo mẫu riêng của hải quan nước nhập khẩu, có đầy đủ các thông tin cần thiết để tính thuế và phí hải quan chính xác. Hóa đơn hải quan giúp hỗ trợ thẩm định giá hải quan đối với các mặt hàng dễ bị khai khống hoặc khai thấp.
Hóa đơn hải quan thường yêu cầu kê khai thêm các thông tin về mã số thuế, chi phí vận chuyển, bảo hiểm và các chi phí bên ngoài hợp đồng. Đây được xem như căn cứ chính thức để thông quan và tính thuế, nên nó có giá trị pháp lý cao.
3.8. Hóa đơn trung lập (Neutral invoice)
Là hóa đơn được lập và ký phát hành bởi một bên thứ ba (không phải người bán thực tế). Thường được sử dụng trong các mô hình thương mại trung gian, tạm nhập tái xuất, tạm xuất tái nhập. Nhằm bảo vệ danh tính và tránh lộ thông tin người bán trong chuỗi cung ứng và tối ưu trong đàm phán giá.
Xem thêm: Thương mại điện tử xuyên biên giới là gì?
4. Quy định về nội dung hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại là loại chứng từ quan trọng và bắt buộc trong hầu hết các giao dịch xuất nhập khẩu. Do đó, để đảm bảo tính hợp lệ khi kê khai hải quan, thanh toán quốc tế và mua bán bảo hiểm, vận chuyển hóa đơn thương mại cần có đầy đủ các nội dung như sau:
Thông tin người mua (buyer/importer): Bao gồm các thông tin cơ bản như tên người mua, địa chỉ, số điện thoại, fax, email, người đại diện và thông tin thanh toán. Các thông tin trên nhằm xác định rõ bên nhận hàng và chịu trách nhiệm thanh toán.
Thông tin người bán (seller/exporter): Bao gồm các thông tin như tên người bán, địa chỉ, số điện thoại, số fax, email, người đại diện, thông tin thanh toán, mã số thuế. Các thông tin được cung cấp nhằm xác định rõ người chịu trách nhiệm cung cấp hàng hóa, phát hành hóa đơn và thực hiện các nghĩa vụ trong giao dịch thương mại quốc tế.
Số hóa đơn (invoice no): Là một mã số duy nhất được gán cho mỗi hóa đơn do người bán phát hành. Số hóa đơn giúp theo dõi, quản lý và tham chiếu từng hóa đơn cụ thể để xử lý thanh toán và lưu giữ hồ sơ mà không bị nhầm lẫn với các giao dịch khác.
Ngày hóa đơn (invoice date): Là ngày hóa đơn được phát hành, theo đó hóa đơn nên được phát hành sau khi ký hợp đồng và trước ngày hàng hóa được xuất khẩu (ngày trên vận đơn bill of lading) để khớp thông tin với bộ chứng từ xuất khẩu.
Phương thức thanh toán (terms of payment): Hiện nay có các phương thức thanh toán phổ biến như thanh toán thư tín dụng L/C, thanh toán nhờ thu chứng từ D/A, trả tiền khi giao hàng D/P, chuyển khoản ngân hàng T/T.
Điều kiện Incoterm: Cần xác định rõ các điều kiện giao hàng như FOB, CIF, EXW, FCA, FAS… nhằm xác định rõ trách nhiệm của các bên và chi phí liên quan đến hoạt động giao hàng.
Mô tả chi tiết sản phẩm: Là các thông tin mô tả chi tiết về sản phẩm, chất lượng, số hiệu, ký hiệu hàng hóa khi lưu thông tại nước xuất khẩu, mã hiệu bao gói hàng hóa…
Số lượng: Là số lượng hàng hóa, kiện hàng trong đơn hàng. Thông thường sẽ được ghi kèm trọng lượng của đơn hàng.
Giá: Giá cả của từng mặt hàng.
Tổng tiền: Tổng giá trị của hóa đơn, thường được ghi bằng số và bằng chữ.
Các chi phí liên quan: Bao gồm các chi phí như cước phí vận tải quốc tế, phí bảo hiểm, hoa hồng, chi phí bao bì, container, đóng gói, lưu kho và các loại chi phí khác. Thông tin này giúp người mua xác định rõ về các loại chi phí khi thực hiện giao dịch.
Port of Loading: Tên của cảng bốc hàng
Port of Destination: Tên của cảng đến
ETD/ETA: Thời gian dự kiến giao hàng và thời gian dự kiến hàng đến nơi
5. Mẫu hóa đơn thương mại
Hóa đơn thương mại được phát hành do người bán (nhà sản xuất) nên các mẫu hóa đơn thương mại thường rất đa dạng. Dưới đây là mẫu hóa đơn thương mại cho bạn tham khảo:
Xem thêm:
Cách đăng nhập tài khoản Taobao trên máy tính và điện thọai
Mua hàng nội địa Trung Quốc ở đâu thì tốt?
Kết luận
Hi vọng với những chia sẻ trên của Lê Phương Logistics về hóa đơn thương mại sẽ hữu ích với bạn. Để được tư vấn về dịch vụ vận chuyển Trung Việt, nhập hàng chính ngạch qua order Taobao, 1688 và thanh toán hộ hãy liên hệ ngay với đội ngũ tư vấn của Lê Phương Logistics qua hotline 086 609 1688.