Bill of Lading là gì? Tất tần tật về vận đơn bill of lading

Vận đơn bill of lading được coi là một bằng chứng về hợp đồng vận chuyển giữa người gửi hàng và người vận chuyển. Đây được coi là một trong những tài liệu quan trọng nhất trong thương mại quốc tế, bởi nó được sử dụng nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho việc vận chuyển hàng hóa bằng đường biển giữa bên xuất khẩu và bên nhập khẩu. Vậy bill of lading là gì, có những loại vận đơn bill of lading nào và nội dung của bill of lading là gì? Hãy cùng đơn vị order Taobao - Lê Phương Logistics tìm hiểu chi tiết qua bài viết dưới đây!

1. Bill of lading là gì?

Vận đơn đường biển trong tiếng Anh là Bill of lading (được viết tắt là B/L hoặc BoL). Theo từ điển kinh doanh, vận đơn bill of lading là một tài liệu được phát hành bởi người vận chuyển hoặc đại lý của họ (forwarder) cấp cho người gửi hàng như một hợp đồng vận chuyển hàng hóa, khi hàng hóa đã được xếp lên tàu. Nó cũng là biên lai cho hàng hàng hóa được chấp nhận vận chuyển và vận đơn phải được xuất trình để có thể giao hàng tại điểm đến.

2. Chức năng của vận đơn Bill of lading

Bill of lading có vai trò quan trọng trong hình thức vận chuyển hàng hóa bằng đường biển. Dưới đây là một số vai trò/chức năng của bill of lading bạn cần nắm được khi tham gia hoạt động thương mại quốc tế (xuất nhập khẩu):

Bằng chứng nhận hàng: Bill of lading đóng vai trò là bằng chứng cho thấy người vận chuyển đã nhận được hàng hóa như mô tả về loại hàng, số lượng và điểm đến của hàng hóa. Do đó, chứng từ này phải đi cùng với hàng hóa được vận chuyển và phải có chữ ký của người vận chuyển hoặc người đại diện, người gửi hàng và người nhận hàng.

Hợp đồng vận chuyển: Bill of lading còn được coi là một hợp đồng vận chuyển, trong đó thể hiện chi tiết các điều khoản và điều kiện mà người vận chuyển hàng hóa phải đáp ứng được.

Bảo vệ pháp lý: Vận đơn đường biển bill of lading bảo vệ tất cả các bên liên quan bao gồm người gửi hàng, người vận chuyển và người nhận hàng. Bằng cách cung cấp một tài liệu rõ ràng, ràng buộc về mặt pháp lý có ghi rõ trách nhiệm của các bên.

Xử lý khiếu nại: Trong trường hợp có tranh chấp, vận đơn đường biển bill of lading là rất cần thiết để xử lý các khiếu nại liên quan đến hàng hóa bị mất hoặc hư hỏng.

Thủ tục hải quan: Đối với các đơn hàng quốc tế, B/L rất quan trọng để thông quan hàng hóa, đảm bảo rằng lô hàng hóa này tuân thủ tất cả các yêu cầu hải quan theo quy định.

Quyền sở hữu hàng hóa: Vận đơn bill of lading còn là một tài liệu về quyền sở hữu hàng hóa, cho phép người mua tuyên bố quyền sở hữu hàng hóa tại điểm đến.

Có thể bạn quan tâm: Vai trò của mã vận đơn trong mua bán

3. Phân loại vận đơn đường biển bill of lading

Trong thương mại quốc tế, vận đơn bill of lading có nhiều hình thức khác nhau. Mỗi loại vận đơn đều phục vụ các mục đích khác nhau trong quá trình vận chuyển hàng hóa. Dưới đây là một số loại vận đơn bill of lading phổ biến trong vận tải đường biển:

3.1. Dựa trên nhà cung cấp dịch vụ

Vận đơn thứ cấp (house bill of lading): Được phát hành bởi forwarder cho người gửi hàng (người bán, bên xuất khẩu thực tế).

Vận đơn chủ (master bill of lading): Được phát hành bởi hãng tàu cho đại lý forwarder. Lúc này người gửi hàng chính là đại lý forwarder.

3.2. Dựa trên hình thức thanh toán và người nhận hàng

Vận đơn đích danh straight B/L: Được phát hành khi khách hàng đã hoàn thành thanh toán toàn bộ đơn hàng trước đó và phải trực tiếp nhận lô hàng. Người nhận hàng (consignee) phải nhận hàng, và không được chuyển nhượng quyền nhận hàng cho bất kỳ ai khác. Vì thế nó an toàn hơn so với những bill of lading có thể chuyển nhượng, vì chỉ người nhận hàng (consignee) mới có thể nhận hàng hóa.

Vận đơn theo lệnh order B/L: Đây là loại vận đơn phổ biến nhất vì quyền sở hữu hàng hóa có thể được chuyển giao trước khi đến điểm đích dự kiến. Không giống như vận đơn đích danh, vận đơn theo lệnh linh hoạt hơn trong việc sở hữu và chuyển nhượng hàng hóa. Vận đơn theo lệnh đặc biệt hữu ích trong các giao dịch liên quan đến thư tín dụng L/C hoặc không xác định người mua chính xác tại thời điểm giao hàng. Loại vận đơn này giữ vai trò là tài sản thế chấp đối với các ngân hàng tài chính, vì các ngân hàng có thể duy trì quyền kiểm soát hàng hóa cho đến khi nhận được thanh toán.

Vận đơn vô danh bearer B/L: Vận đơn vô danh cho thấy hàng hóa có thể giao cho bất kỳ ai cung cấp được chứng từ. Nó không chỉ định một người nhận hàng cụ thể, và thường được đánh dấu là vô danh. Vận đơn này hiếm khi được sử dụng trong hoạt động thương mại quốc tế do lo ngại về tính bảo mật. Chúng sẽ được sử dụng trong những trường hợp đòi hỏi tính linh hoạt và mức độ ẩn danh tối đa, đồng thời yêu cầu các biện pháp kiểm soát nghiêm ngặt để ngăn chặn việc sử dụng vận đơn sai mục đích.

Vận đơn hoàn hảo clean B/L (còn được gọi là vận đơn sạch): Vận đơn hoàn hảo do người vận chuyển phát hành sau khi kiểm tra hàng hóa. Vận đơn này nhằm xác định rằng các gói hàng không bị hư hại, đầy đủ số lượng và không có sai lệch so với hợp đồng.

Vận đơn không hoàn hảo foul/dirty B/L: Là loại vận đơn có chứa các điều khoản liên quan đến lỗi chất lượng hoặc thiếu hàng. Người vận chuyển sẽ nêu rõ những thiếu sót hoặc khác biệt của hàng hóa trong các điều khoản trên vận đơn. Do đó, cho phép người nhận hàng từ chối nhận hàng và ngân hàng của người nhận từ chối thanh toán đối với đơn hàng.

3.3. Dựa trên tính pháp lý của vận đơn

Vận đơn gốc original B/L: Là bản vận đơn đầu tiên có chữ ký tay giữa các bên khi giao nhận hàng, có một số trường hợp sẽ bổ sung cả con dấu. Khi nhận hàng, người nhận cần xuất trình được vận đơn gốc thì mới được lệnh giao hàng.

Vận đơn điện giao hàng: Vận đơn điện giao hàng được phát hành khi vận đơn gốc bị mất hoặc phá hủy. Loại vận đơn này thường được sử dụng để thay thế cho vận đơn gốc ban đầu. Do đó, người nhận chỉ cần thanh toán các loại chi phí tại cảng dỡ hàng để nhận được hàng.

Vận đơn chuyển đổi (vận đơn 3 bên) switch B/L: Vận đơn chuyển đổi giúp thực hiện suôn sẻ các lô hàng có 3 bên tham gia mua bán. Nó được sử dụng khi nhà nhập khẩu mua hàng từ một trung gian/thương nhân chứ không phải mua trực tiếp từ nhà sản xuất. Người trung gian này thường muốn che giấu danh tính của nhà sản xuất, ngăn người mua liên hệ trực tiếp với nhà sản xuất. Khi đó, các bên sẽ tạo ra 2 bộ vận đơn: Vận đơn đầu tiên sẽ là giao dịch mua bán giữa nhà sản xuất với người trung gian, vận đơn thứ hai là thông tin mua bán giữa người trung gian và người nhập khẩu thực tế.

Giấy gửi hàng theo đường biển seaway bill: Giấy gửi hàng theo đường biển không có chức năng như 1 vận đơn. Seaway bill thường được sử dụng khi người gửi hàng và người nhận hàng có mức độ tin cậy cao. Khi đó, người nhận sẽ không cần xuất trình giấy tờ để nhận được hàng, mà họ chỉ cần xác định danh tính của mình để sở hữu hàng hóa khi đến cảng.

Xem thêm: Chuyển phát nhanh quốc tế

4. Vận đơn điện tử

Vận đơn điện tử (electronic bill of lading viết tắt là e-BoL hoặc e B/L) là một chứng từ kỹ thuật số, cho phép lập chứng từ và theo dõi hàng hóa trong quá trình vận chuyển. E-BoL giúp đơn giản hóa việc ghi nhận và chia sẻ các thông tin quan trọng, ví dụ như xuất xứ của hàng hóa, điểm đến, số lượng và trọng lượng của hàng hóa. Đồng thời giúp giảm nguy cơ sai sót hoặc chậm trễ trong quá trình vận chuyển.

Ưu điểm của vận đơn điện tử

Vận đơn điện tử mang lại hiệu quả và tốc độ xử lý thông tin tốt hơn, nhanh hơn.

Giúp giảm chi phí về giấy tờ và lưu trữ.

Tăng cường khả năng truy cập và dễ dàng chia sẻ.

Cải thiện độ chính xác và giảm thiểu khả năng xảy ra lỗi.

Hạn chế của vận đơn điện tử

Rủi ro trong vấn đề an ninh mạng và khả năng xâm phạm dữ liệu.

Phụ thuộc vào công nghệ và các lỗi tiềm ẩn của hệ thống vận đơn điện tử.

Sự công nhận và chấp nhận pháp lý giữa các quốc gia là khác nhau.

Có thể vấp phải sự phản đối từ các bên liên quan so với hình thức vận đơn giấy tờ truyền thống.

5. Nội dung chi tiết trên vận đơn bill of lading

Vận đơn bill of lading có đầy đủ thông tin chi tiết về người gửi hàng, người vận chuyển, người nhận hàng và các thông tin về hàng hóa được vận chuyển.

5.1. Thông tin về các bên liên quan

Thông tin chi tiết về người gửi (information of consigner/shipper), bao gồm: tên, công ty, địa chỉ, thông tin liên hệ. Thường là người bán, người xuất khẩu, họ có trách nhiệm đảm bảo hàng hóa đã sẵn sàng để vận chuyển và chuẩn bị tất cả hồ sơ tài liệu theo yêu cầu.

Thông tin chi tiết về người nhận hàng (information of consignee), bao gồm: tên, công ty, địa chỉ và thông tin liên hệ. Thường là người mua hàng, người nhập khẩu, họ là những người cuối cùng sẽ nhận được hàng hóa, do đó cần xác định chính xác.

Bên thông báo (notify party): Hầu hết các trường hợp thì bên thông báo và người nhận hàng là một, vì vậy bên thông báo sẽ được đánh dấu là giống với người nhận hàng. Bên thông báo này thực hiện các công việc cần thiết để điều phối việc giao hàng và sau khi giao hàng, do đó họ có thể thông báo cho bất kỳ bên thứ 3 nào biết các thông tin cập nhật về tiến độ và tình trạng giao hàng.

Thông tin chi tiết về người vận chuyển (information of carrier), bao gồm: tên công ty, logo, địa chỉ, thông tin liên hệ, cùng các điều khoản và điều kiện vận chuyển hàng hóa. Thông tin này là rất cần thiết vì nó xác định bên chịu trách nhiệm giao hàng an toàn và đúng theo tiến độ dự kiến.

5.2. Chi tiết về tải và xuất xứ hàng hóa

Nơi chất hàng (place of loading): Xác định chính xác nơi hàng hóa được chất lên tàu vận chuyển, thông tin này sẽ bắt đầu hành trình di chuyển của lô hàng.

Ngày giờ (date and time): Cung cấp thời gian về thời điểm hàng hóa bắt đầu hành trình, thông tin này là cần thiết để dự kiến thời gian giao hàng và đảm bảo xếp hàng kịp thời.

Điểm đến cuối cùng (final destination): Là điểm cuối của hành trình. Đó là nơi người nhận sẽ nhận được hàng hóa và bắt đầu chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa.

Thời gian dự kiến đến (expected arrival): Mặc dù không phải lúc nào hàng hóa cũng có thể đến cảng đích đúng như dự kiến do ảnh hưởng của nhiều yếu tố khách quan như hỏng tàu, thời tiết xấu… Nhưng việc xác định được thời gian dự kiến hàng đến giúp người nhận hàng biết khi nào sẽ nhận được hàng hóa, hỗ trợ lập kế hoạch vận chuyển và sử dụng hàng hóa.

5.3. Phương thức vận chuyển

Đường bộ (road): Bao gồm thông tin về loại xe, đăng ký và thông tin chi tiết của người lái xe.

Đường sắt (rail): Thông tin về tàu, tuyến đường và các thông tin liên quan.

Hàng không (air): Chi tiết chuyến bay, hãng hàng không, số hiệu chuyến bay.

Đường biển (sea): Thông tin về tàu, thuyền trưởng, số hành trình.

5.4. Điều khoản áp dụng (Incoterms)

Chỉ định các điều khoản cụ thể về lô hàng, ví dụ như FOB (miễn phí trên tàu), CIF (chi phí, bảo hiểm và vận chuyển hàng hóa), DAP (giao hàng tại chỗ)…

5.5. Mô tả hàng hóa

Tính chất của hàng hóa (nature of goods): Mô tả kỹ nhằm đảm bảo các bên liên quan biết  những gì đang được vận chuyển. Có thể bao gồm mô tả về vật liệu, thương hiệu, các tính năng…

Trọng lượng: Tổng trọng lượng của lô hàng là rất quan trọng đối với hoạt động vận chuyển và tính toán các chi phí. Bao gồm trọng lượng của từng mặt hàng, gói hàng và cả lô hàng.

Kích thước: Kích thước của hàng hóa rất quan trọng để xác định cách thức đóng gói và bốc dỡ hàng hóa.

Phân loại: Mã HS hoặc phân loại hàng hóa, cung cấp thông tin cho quá trình thông quan hàng hóa và xác định các mức thuế áp dụng.

Chi tiết đóng gói: Mô tả cách thức đóng gói hàng hóa, có thể là đóng hộp, pallet, thùng hoặc các loại bao bì khác. Có thể bao gồm cách bảo quản và vận chuyển, đặc biệt là đối với những hàng hóa dễ vỡ hoặc nguy hiểm.

5.6. Các thông tin khác

Số vận đơn bill of lading: Là số vận đơn duy nhất do công ty vận chuyển hoặc đại lý forwarder thực hiện sắp xếp hàng hóa để vận chuyển cung cấp.

Tên tàu và số hành trình (vessel na and voyage number)

Số container, số niêm phong, nhãn hiệu và mã vận chuyển.

Phương thức thanh toán cước vận chuyển.

Địa điểm và ngày cấp bill of lading, chữ ký của người lập bill of lading.

6. Quy trình phát hành bill of lading

Bước 1: Đặt chỗ trên tàu vận chuyển

Hành trình của vận đơn bill of lading bắt đầu từ rất lâu trước khi hàng hóa được chất lên tàu. 

Người gửi hàng bắt đầu liên hệ với dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, và bày tỏ nhu cầu vận chuyển hàng hóa. Giai đoạn này sẽ bắt đầu thiết lập quá trình vận chuyển. Khi người vận chuyển nhận được yêu cầu này, họ sẽ đánh giá sức chứa của tàu và tính chất của hàng hóa.

Bước 2: Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa

Với không gian tàu đã đặt chỗ, nhiệm vụ tiếp theo của người gửi hàng là cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết về hàng hóa từ trọng lượng, kích thước đến tính chất và giá trị hàng hóa.
Đây là bước thu thập thông tin toàn diện, nhằm đảm bảo bên vận chuyển có đầy đủ các thông tin cần thiết.

Bước 3: Soạn thảo vận đơn bill of lading

Với các thông tin chi tiết về hàng hóa, người vận chuyển sẽ bắt đầu soạn thảo bill of lading. Giai đoạn này sẽ chuyển hóa các thông tin chi tiết về hàng hóa thành một tài liệu chính thức. Nếu có bất kỳ thay đổi nào đều sẽ được giải quyết ở giai đoạn này, nhằm đảm bảo bill of lading cuối cùng sẽ không có lỗi sai nào.

Bước 4: Chất hàng hóa lên tàu

Quy trình vận chuyển vật lý bắt đầu từ việc chất hàng hóa lên tàu. Trước đó sẽ thực hiện quy trình kiểm tra nghiêm ngặt đảm bảo hàng hóa phù hợp với các thông tin được cung cấp và an toàn trong quá trình vận chuyển.

Bước 5: Phát hành vận đơn chính thức

Khi hàng hóa đã chính thức an toàn ở trên tàu, vận đơn bill of lading sẽ trải qua những bước điều chỉnh cuối cùng. Quá trình hoàn thiện này có thể liên quan đến việc điều chỉnh một số chi tiết nhất định dựa trên quá trình xếp hàng lên tàu. Sau khi hoàn tất, người vận chuyển hoặc đại lý forwarder của hãng tàu sẽ thực hiện phát hành bill of lading.

Bước 6: Phân phối bill of lading

Bước cuối cùng trong quy trình phát hành bill of lading là phân phối vận đơn chính thức Vận đơn sẽ được giao cho người gửi hàng như một minh chứng cho việc bắt đầu quá trình vận chuyển hàng hóa.

Xem thêm:

Danh mục hàng hóa cấm xuất khẩu ở Việt Nam

Danh mục hàng hóa cấm nhập khẩu vào Việt Nam

7. Mẫu bill of lading

Dưới đây là 2 mẫu bill of lading bạn có thể tham khảo:

Kết luận

Nhìn chung, vận đơn bill of lading là một công cụ thiết yếu để đảm bảo hoạt động thương mại quốc tế diễn ra thuận lợi và hiệu quả. Nó cung cấp một hồ sơ rõ ràng và ngắn gọn về các điều khoản và điều kiện của hợp đồng vận chuyển và là cơ sở để đảm bảo hàng hóa được vận chuyển an toàn từ nơi này đến nơi khác. Thông qua việc hiểu được các loại bill of lading khác nhau và mục đích sử dụng, người gửi hàng và người vận chuyển có thể lựa chọn được loại vận đơn phù hợp với tình hình thực tế. Để biết thêm các thông tin về vận đơn bill of lading, hay vấn đề liên quan đến nhập hàng chính ngạch, order Taobao, đặt hàng 1688, vận chuyển Trung - Việt, bạn vui lòng liên hệ tới số hotline 086 609 1688 để được tư vấn miễn phí nhanh nhất.