Checklist 7 lỗi sai thường gặp khi khai báo hải quan và cách khắc phục
Khai báo hải quan là quy trình bắt buộc, không thể thiếu trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa. Đây không chỉ là thủ tục hành chính mà còn liên quan trực tiếp đến tính hợp pháp, chi phí và tiến độ vận chuyển hàng hóa. Chỉ cần một lỗi nhỏ khi khai báo hải quan cũng có thể gây ra những hậu quả khó lường, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp như vấn đề thông quan chậm, phát sinh thêm chi phí lưu kho, phạt, thậm chí là tịch thu hàng hóa.
Trong thực tế, có đến hơn 70% doanh nghiệp từng gặp rắc rối với thủ tục hải quan ít nhất một lần, và phần lớn đều xuất phát từ những lỗi khai báo tưởng chừng rất nhỏ. Bài viết này Lê Phương Logistics sẽ phân tích chi tiết 7 lỗi thường gặp nhất, nguyên nhân, hậu quả và giải pháp, đồng thời gợi ý cách doanh nghiệp có thể tối ưu quy trình bằng dịch vụ chuyên nghiệp.
1. Top 7 lỗi sai thường gặp khi khai báo hải quan
1.1. Khai sai mã HS code
Mã HS (Harmonized System) hay còn gọi là Hệ thống phân loại hàng hóa được tiêu chuẩn hóa, là một hệ thống mã số quốc tế gồm 8-10 chữ số, dùng để phân loại hàng hóa khi xuất nhập khẩu. Mỗi mã tương ứng với một nhóm hàng cụ thể, quyết định mức thuế nhập khẩu và thuế VAT.
Nguyên nhân:
Thiếu kiến thức và kinh nghiệm trong phân loại hàng hóa, chỉ dựa vào tên gọi thương mại hoặc tham khảo từ đối tác mà không đối chiếu lại đúng danh mục HS.
Chưa cập nhật những thay đổi mới nhất trong danh mục HS dẫn đến tra cứu và khai sai.
Một số đơn vị cố tình khai sai mã HS để có thuế suất thấp hơn, giảm chi phí đầu vào.
Hậu quả:
Doanh nghiệp phải nộp thuế bổ sung, bị phạt hành chính, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm nếu hành vi được xem là gian lận.
Có thể bị yêu cầu chỉnh sửa, bổ sung hồ sơ giấy tờ, dẫn đến thông quan chậm.
Có nguy cơ bị giữ hàng để kiểm tra, làm chậm tiến độ giao hàng và ảnh hưởng đến kế hoạch kinh doanh.
Cách khắc phục:
Xác nhận, đối chiếu với bộ phận mua hàng và nhà cung cấp để xác định chính xác đặc tính, mô tả hàng hóa.
Doanh nghiệp cần đối chiếu hàng hóa với Biểu thuế xuất nhập khẩu Việt Nam mới nhất, hoặc tra cứu mã HS từ hệ thống Tổng cục Hải quan.
Trường hợp hàng hóa đặc thù nên làm công văn xin xác định trước mã HS hoặc sử dụng dịch vụ tư vấn hải quan để đảm bảo tính chính xác.
1.2. Khai sai nhóm và mã loại hình
Mã loại hình là mã số được sử dụng để phân loại mục đích sử dụng hàng hóa xuất nhập khẩu.
Nguyên nhân:
Người khai báo hải quan chưa hiểu rõ mục đích sử dụng của từng nhóm loại hình và mã loại hình.
Hậu quả:
Làm chậm tiến độ thông quan, lô hàng có thể bị giữ lại nhiều ngày, ảnh hưởng trực tiếp kế hoạch sản xuất, kinh doanh.
Phát sinh thêm chi phí lưu kho, lưu bãi.
Cách khắc phục:
Người khai báo hải quan cần hiểu rõ mục đích kinh doanh xuất nhập khẩu của doanh nghiệp, từ đó xác định chính xác được mã và nhóm loại hình.
Xem thêm ngay:
Phần mềm khai báo hải quan điện tử phổ biến nhất
Hướng dẫn nộp thuế hải quan điện tử
1.3. Khai sai trị giá hải quan
Trị giá hải quan là cơ sở tính thuế nhập khẩu, thuế VAT và nhiều khoản phí liên quan khác. Trị giá hải quan thường căn cứ vào giá FOB hoặc giá CIF tùy theo điều kiện Incoterms được áp dụng. Trong đó, người khai báo thường khai báo trị giá hải quan thấp hơn giá trị thực tế, nhằm mục đích giảm thuế; hoặc nhầm lẫn trong việc tính toán các chi phí liên quan như phí vận chuyển, bảo hiểm…
Nguyên nhân:
Doanh nghiệp thiếu hiểu biết về quy định tính giá trị hải quan.
Khai báo theo hóa đơn thương mại của nhà cung cấp, mà không cộng thêm các khoản chi phí bắt buộc khác.
Doanh nghiệp cố tình khai thấp để trốn thuế.
Hậu quả:
Nếu phát hiện khai sai, cơ quan Hải quan sẽ áp dụng giá trị tính thuế theo cơ sở dữ liệu, truy thu số thuế bị thiếu và xử phạt vi phạm hành chính.
Ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp đối với cơ quan quản lý, dẫn đến gặp khó khăn trong khi hoàn thuế và xin ưu đãi thuế.
Cách khắc phục:
Doanh nghiệp, người khai báo hải quan cần nắm rõ các điều khoản Incoterms được áp dụng, nắm rõ quy định về giá trị giao dịch FOB, CIF…
Đảm bảo khai báo đầy đủ các loại chi phí theo đúng hợp đồng, hóa đơn và vận đơn.
Trường hợp không chắc chắn, hãy liên hệ đến các đơn vị có kinh nghiệm vững chắc trong việc xác định giá trị hải quan, khai báo hải quan.
1.4. Khai sai mã hiệu phương thức vận chuyển
Nguyên nhân:
Mã hiệu phương thức vận chuyển có thể bị khai sai do các nguyên nhân chủ quan.
Người khai báo sử dụng tờ khai cũ và không kiểm tra đối chiếu lại với chứng từ gốc.
Chỉ khai báo 1 phương thức vận chuyển khi hàng hóa được vận chuyển đa phương thức.
Hậu quả:
Nguy cơ bị từ chối thông quan.
Chậm trễ trong giao hàng và phát sinh chi phí bổ sung.
Cách khắc phục:
Người khai báo hải quan cần kiểm tra lại bộ chứng từ để xác định chính xác phương thức vận chuyển là gì để khai báo đúng và đủ.
Có thể bạn quan tâm:
Cách tính thuế hải quan
Nguyên nhân hàng hóa bị hải quan giữ
1.5. Thiếu hoặc sai chứng từ
Nguyên nhân:
Thiếu một hoặc một số loại chứng từ bắt buộc phải có khi khai báo hải quan như giấy chứng nhận xuất xứ C/O, chứng chỉ chất lượng CQ, hóa đơn, packing list, giấy phép nhập khẩu.
Thông tin trên chứng từ không đồng nhất về mô tả hàng hóa, số lượng, đơn vị tính, tên người xuất nhập khẩu…
File scan mờ, lỗi định dạng hoặc không hợp lệ.
Hậu quả:
Hàng hóa có thể bị giữ lại để kiểm tra, phát sinh phí lưu container, lưu kho. Nghiêm trọng hơn, hải quan có thể từ chối thông quan, yêu cầu bổ sung hoặc sửa đổi chứng từ, gây chậm trễ đơn hàng.
Không được hưởng ưu đãi thuế quan cho dù nhóm hàng hóa đó có đủ điều kiện.
Cách khắc phục:
Lập checklist bộ chứng từ đầy đủ và chính xác, đảm bảo khớp thông tin trên bộ chứng từ.
Duy trì việc kiểm tra, kiểm soát bộ chứng từ xuất nhập khẩu thông qua hệ thống lưu trữ điện tử.
1.6. Khai sai số lượng, trọng lượng hoặc đơn vị tính
Nguyên nhân:
Đơn vị tính giữa các loại chứng từ và tờ khai hải quan không có sự đồng nhất.
Không kiểm tra danh sách đóng gói packing list và thực tế.
Hậu quả:
Lô hàng có thể bị kiểm hóa khi có sự chênh lệch trong khai báo và tình hình thực tế.
Thời gian thông quan bị kéo dài, phát sinh thêm chi phí kiểm tra và lưu kho.
Bị phạt hành chính trong trường hợp khai báo sai nghiêm trọng.
Cách khắc phục:
Kiểm tra, đối chiếu cẩn thận tờ khai với danh sách đóng gói packing list, vận đơn bill of lading, hợp đồng thương mại trước khi khai báo.
Trong trường hợp hàng hóa đó có nhiều đơn vị tính khác nhau thì cần tra cứu danh mục đơn vị tính chuẩn nhất.
1.7. Khai báo sai thông tin người xuất nhập khẩu
Nguyên nhân:
Sự nhầm lẫn giữa người bán hàng chính thức trên hợp đồng và người gửi hàng. Vì có nhiều trường hợp, người bán hàng và người gửi hàng là 2 người khác nhau.
Do thay đổi thông tin doanh nghiệp.
Hậu quả:
Khó khăn trong vấn đề xác định nhà xuất khẩu để khai báo (người bán hàng chính thức sẽ là nhà xuất khẩu).
Có thể bị từ chối thông quan.
Cách khắc phục:
Kiểm tra kỹ thông tin doanh nghiệp trước khi khai báo hải quan, bao gồm: giấy phép kinh doanh, mã số thuế, địa chỉ.
Đảm bảo khớp thông tin giữa bộ chứng từ và tờ khai hải quan.
2. Quy định pháp lý liên quan đến khai báo hải quan
Trong lĩnh vực hải quan, việc khai báo sai đều có thể dẫn đến xử phạt hành chính theo cơ chế hiện hành của pháp luật Việt Nam. Do đó, khi khai báo hải quan, doanh nghiệp bắt buộc phải tuân thủ theo các quy định trong lĩnh vực hải quan như sau:
Thứ nhất, Luật Hải quan số 54/2014: Quy định về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan đối với hàng hóa, phương tiện vận tải. Là căn cứ pháp lý cao nhất trong lĩnh vực hải quan. Tại điều 18-23, quy định rõ quyền và nghĩa vụ của người khai hải quan.
Thứ hai, Nghị định 59/2018/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Nghị định 08/2015/NĐ-CP): Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Hải quan 2014. Là cơ sở hướng dẫn nghiệp vụ khai báo hải quan điện tử, phân loại hàng hóa, xác định mã HS, trị giá và các loại chứng từ kèm theo.
Thứ ba, Thông tư 39/2018/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư 38/2015/NĐ-CP): Quy định cụ thể về thủ tục hải quan, kiểm tra và giám sát hải quan, thuế xuất nhập khẩu. Thông tư hướng dẫn chi tiết cách khai báo, khai báo bổ sung, hủy tờ khai và các biểu mẫu cần dụng.
Thứ tư, Thông tư 17/2021/TT-BTC (Sửa đổi, bổ sung Thông tư 14/2015/TT-BTC): Hướng dẫn chi tiết về phân loại hàng hóa, phân tích phân loại và kiểm tra chất lượng, an toàn thực phẩm đối với hàng hóa xuất – nhập khẩu.
Thứ năm, Nghị định 102/2021/NĐ-CP (Sửa đổi, bổ sung Nghị định 128/2020/NĐ-CP): Quy định chi tiết mức xử phạt hành chính khi sai thông tin như mã loại hình, mã HS, xuất xứ hàng hóa, trị giá hải quan và phương thức vận chuyển.
3. Kết luận
Khai báo hải quan chính xác là yếu tố then chốt đảm bảo hoạt động xuất nhập khẩu diễn ra thuận lợi, tiết kiệm và an toàn. 7 lỗi thường gặp khi khai báo hải quan trên đây là những tình huống mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng có thể đối mặt. Việc nắm rõ nguyên nhân, hậu quả và giải pháp khắc phục sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro, bảo vệ lợi ích và uy tín trên thị trường quốc tế.
Tuy nhiên, để đảm bảo an toàn tuyệt đối, nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn dịch vụ khai báo hải quan chuyên nghiệp nhằm tiết kiệm thời gian, chi phí và tránh rắc rối pháp lý.
Lê Phương Logistics là đơn vị uy tín trong lĩnh vực khai báo hải quan và nhập hàng chính ngạch Trung Quốc. Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, am hiểu pháp luật và quy trình, chúng tôi cam kết:
Hỗ trợ doanh nghiệp khai báo hải quan nhanh chóng - chính xác - đúng luật.
Tư vấn lựa chọn mã HS code, trị giá hải quan chính xác, tránh rủi ro thuế.
Dịch vụ nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc với chi phí tối ưu.
Đồng hành cùng doanh nghiệp từ khâu chuẩn bị hồ sơ đến khi hàng hóa thông quan thành công.
Nếu bạn đang gặp khó khăn với thủ tục hải quan hoặc nhập hàng từ Trung Quốc, hãy liên hệ ngay với Lê Phương Logistics qua hotline 086 609 1688 để được tư vấn chi tiết.