Thủ tục hải quan điện tử là gì? Quy trình khai báo hải quan điện tử 7 bước
Thủ tục hải quan là một trong những bước không thể thiếu trong quy trình xuất nhập khẩu. Vậy thủ tục hải quan điện tử là gì, và quy trình này bao gồm những bước nào? Cùng nhập hàng Trung Quốc Lê Phương tìm hiểu chi tiết để hiểu rõ hơn về thủ tục hải quan điện tử thông qua bài viết sau.
Thủ tục hải quan điện tử là gì?
Thủ tục hải quan điện tử là thủ tục hải quan trong đó bao gồm các công việc như khai, tiếp nhận, xử lý thông tin khai hải quan, trao đổi dữ liệu hải quan, và xử lý các thông tin khác theo quy định khác của pháp luật về hải quan giữa các bên của hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan.
Thủ tục hải quan điện tử sẽ cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy cập, khai báo thông tin hàng hóa, theo dõi quá trình kiểm tra và nhận phản hồi từ hải quan ngay trên nền tảng trực tuyến.
Có thể bạn quan tâm:
Hướng dẫn cách nộp thuế hải quan điện tử mới nhất
Các phần mềm khai báo hải quan điện tử
Thủ tục hải quan điện tử là gì?
Lợi ích thủ tục hải quan điện tử
Khi bạn làm thủ tục hải điện tử sẽ mang lại cho bạn rất nhiều lợi ích bao gồm một số lợi ích sau:
Tiết kiệm thời gian: Doanh nghiệp sẽ không phải đến trực tiếp đến nơi làm thủ tục hải quan mà bạn có thể làm ngay tại công ty mà chỉ cần máy tính có kết nối internet và doanh nghiệp có thể khai báo bất kỳ lúc nào mà không cần đúng vào giờ hành chính.
Được tư vấn và hỗ trợ: Khi bạn thực hiện thủ tục hải quan điện tử sẽ được cơ quan hải quan hỗ trợ và cung cấp phần mềm khai báo hải quan điện tử và tư vấn trực tiếp miễn phí.
Đồng bộ dữ liệu: Thực hiện thủ tục hải quan điện tử giúp đồng bộ thông tin giữa hải quan và doanh nghiệp điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu và tìm kiếm thông tin.
Linh hoạt địa điểm: Doanh nghiệp có thể đăng ký thủ tục hải quan điện tử tại bất cứ cục hải quan điện tử nào.
Quy trình khai báo hải quan điện tử 6 bước
Quy trình khai báo hải quan điện tử là một chuỗi các bước tuần tự nhằm đảm bảo tính chính xác và tuân thủ pháp luật, từ chuẩn bị chứng từ đến khi hàng hóa được thông quan.
Bước 1: Chuẩn bị Hồ sơ Chứng từ
Trước khi tiến hành khai báo trên hệ thống, doanh nghiệp phải thu thập và kiểm tra đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ lô hàng.
Hồ sơ thương mại cơ bản: Hóa đơn thương mại (Invoice), Hợp đồng mua bán (Contract), Phiếu đóng gói (Packing List), và Vận đơn (Bill of Lading/Airway Bill).
Chứng từ pháp lý khác: Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O) nếu muốn hưởng thuế ưu đãi.
Chứng từ chuyên ngành: Giấy phép nhập khẩu, kết quả kiểm định, kiểm tra chuyên ngành (kiểm dịch, công bố hợp quy...) đối với hàng hóa thuộc danh mục quản lý chuyên ngành.
Chứng từ theo loại hình: Các tài liệu đặc thù theo loại hình xuất/nhập khẩu (ví dụ: hồ sơ gia công, sản xuất xuất khẩu).
Bước 2: Đăng nhập và Khai dữ liệu (Nghiệp vụ EDA)
Doanh nghiệp sử dụng chữ ký số (USB Token) để đăng nhập vào Hệ thống VNACCS/VCIS thông qua phần mềm khai báo đã được cài đặt.
Nhập liệu (EDA): Người khai hải quan tiến hành nhập đầy đủ các thông tin chi tiết của lô hàng vào hệ thống (thường gọi là nghiệp vụ EDA - Entry Data Acceptance). Hệ thống tự động kiểm tra cú pháp và logic dữ liệu.
Kiểm tra và Chỉnh sửa: Nếu hệ thống phát hiện sai sót (ví dụ: thiếu thông tin bắt buộc, lỗi định dạng), người khai sẽ nhận được phản hồi và phải quay lại bước EDA để sửa đổi cho đến khi dữ liệu hợp lệ.
Bước 3: Đăng ký Tờ khai và Truyền dữ liệu (Nghiệp vụ EDC)
Sau khi dữ liệu đã được nhập hợp lệ, người khai hải quan thực hiện bước cuối cùng của việc khai báo:
Đăng ký chính thức (EDC): Người khai xác nhận thông tin đã nhập, ký số và chính thức truyền tờ khai lên cơ quan Hải quan (nghiệp vụ EDC - Entry Data Complete).
Thông tin quan trọng cần lưu ý: Đảm bảo nhập chính xác Mã loại hình (ví dụ: A11, E62), Mã HS và Trị giá tính thuế vì chúng quyết định thuế suất và chính sách quản lý hàng hóa.
Bước 4: Phân Luồng và Nhận Kết quả
Hệ thống VNACCS/VCIS sẽ tự động tiếp nhận tờ khai và tiến hành phân tích rủi ro để trả về kết quả phân luồng ngay lập tức:
🟢 Xanh
Miễn kiểm tra hồ sơ và thực tế hàng hóa.
Nộp thuế (nếu có) và in tờ khai để thanh lý.
🟡 Vàng
Kiểm tra hồ sơ giấy.
Nộp bản in tờ khai và các chứng từ gốc/bản scan liên quan để cán bộ hải quan kiểm tra.
🔴 Đỏ
Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa.
Nộp hồ sơ giấy và đưa hàng hóa đến khu vực kiểm tra để cán bộ hải quan kiểm tra trực tiếp (tỷ lệ 5% hoặc 100%).
Bước 5: Nộp Thuế và Hoàn tất Thủ tục
Nộp thuế điện tử: Nếu hàng hóa phải nộp thuế, doanh nghiệp thực hiện nộp thuế điện tử 24/7 thông qua ngân hàng thương mại đã kết nối với Tổng cục Hải quan. Dữ liệu nộp thuế được cập nhật tự động vào hệ thống.
Thông quan: Sau khi hoàn tất kiểm tra hồ sơ/thực tế (đối với luồng Vàng/Đỏ) và hệ thống xác nhận đã nộp thuế, tờ khai sẽ được chuyển trạng thái Thông quan trên hệ thống.
Nhận hàng: Doanh nghiệp in tờ khai đã thông quan và các giấy tờ liên quan để làm thủ tục thanh lý với cơ quan hải quan tại cảng/kho, sau đó tiến hành nhận hàng.
Bước 6: Lưu trữ Hồ sơ
Doanh nghiệp có trách nhiệm lưu trữ đầy đủ và có hệ thống toàn bộ hồ sơ hải quan (tờ khai điện tử, chứng từ giấy liên quan) tối thiểu 05 năm để sẵn sàng phục vụ cho công tác kiểm tra, thanh tra sau thông quan của cơ quan Hải quan.
5+ lưu ý khi khai báo hải quan điện tử
Để đảm bảo quy trình thông quan diễn ra suôn sẻ và tuân thủ pháp luật, doanh nghiệp cần chú ý 5 điểm cốt yếu sau đây trong quá trình khai báo điện tử:
Kiểm soát thông tin đầu vào
Cần kiểm tra kỹ lưỡng các thông tin quan trọng như Mã HS, trị giá tính thuế, và thuế suất trước khi truyền tờ khai.
Sai sót trong các chỉ tiêu này có thể dẫn đến việc bị xử phạt hành chính, phải khai bổ sung, hoặc bị truy thu thuế sau này. Đảm bảo tính chính xác là ưu tiên hàng đầu.
Hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng hạn
Tờ khai chỉ được chuyển trạng thái "Thông quan" trên hệ thống sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ nộp thuế (trừ các trường hợp được ân hạn hoặc miễn thuế).
Kịp thời nộp thuế giúp giải phóng hàng hóa nhanh chóng, tránh phát sinh chi phí lưu container/lưu kho không cần thiết.
Đảm bảo hiệu lực của chữ ký số
Chữ ký số phải hợp lệ và còn hiệu lực tại thời điểm khai báo.
Nếu chữ ký số hết hạn hoặc có vấn đề kỹ thuật, doanh nghiệp không thể đăng nhập hệ thống, ký điện tử và truyền tờ khai, làm gián đoạn toàn bộ quy trình.
Đối chiếu thông tin với đối tác
Thông tin khai báo trên tờ khai (như số vận đơn, số container, tên chủ hàng) phải khớp chính xác với dữ liệu trên Vận đơn (B/L) và hồ sơ của hãng tàu/cảng.
Sự không đồng nhất về dữ liệu sẽ gây trở ngại khi làm thủ tục thanh lý tờ khai và lấy Lệnh giao hàng (D/O) tại cảng.
Theo dõi và phản hồi thông tin từ cơ quan hải quan
Cần thường xuyên theo dõi phản hồi trên hệ thống VNACCS/VCIS sau khi truyền tờ khai.
Trường hợp tờ khai có sai sót hoặc yêu cầu bổ sung, sửa đổi chứng từ, hệ thống sẽ gửi thông báo. Phản hồi nhanh chóng giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi và đảm bảo tuân thủ các yêu cầu nghiệp vụ.
Thủ tục hải quan điện tử sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa. Mong rằng bài viết trên đã giúp bạn hiểu rõ về quy trình làm thủ tục hải quan điện tử. Để order Taobao nhanh chóng và an toàn thì hãy liên hệ ngay Lê Phương Logistics chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn từ A - Z.