Surrender bill of lading là gì? Rủi ro khi sử dụng Surrender B/L

Trong thương mại quốc tế, mọi bước trong quy trình vận chuyển cần được hoàn thành và lập thành các văn bản chính thức. Ngành vận tải biển cũng không ngoại lệ, với bộ tài liệu quan trọng riêng giúp quản lý việc chuyển giao hàng hóa từ bên này sang một bên khác. Một trong những tài liệu quan trọng như vậy là surrender bill of lading. Những chính xác surrender bill of lading là gì, nó đóng vai trò như thế nào trong quá trình vận chuyển? Hãy cùng tìm hiểu chi tiết hơn về loại giấy tờ này trong hoạt động logistics quốc tế trong bài viết dưới đây.

1. Surrender bill of lading là gì?

Surrender Bill of Lading được gọi là vận đơn điện giao hàng hoặc vận đơn xuất trình, đây là một loại chứng từ vận tải. Loại vận đơn này được nộp lại cho hãng vận chuyển tại cảng đi, cho phép người nhận hàng (consignee) hoặc người mua nhận hàng tại cảng đến mà không cần xuất trình bản gốc. Khi vận đơn đã được “surrendered” (nộp lại), hãng vận chuyển hoặc hãng tàu sẽ thông báo cho đối tác tại cảng đến, báo hiệu rằng lô hàng có thể được giao cho người nhận.

2. Vai trò của Surrender bill of lading trong vận tải biển

Surrender Bill of Lading giúp đẩy nhanh quá trình giải phóng hàng hóa bằng cách thay thế yêu cầu xuất trình chứng từ giấy tại cảng đến bằng một chỉ thị điện tử an toàn.

Quy trình này được người gửi hàng (shipper) khởi tạo, bằng cách nộp lại vận đơn cho hãng vận chuyển (carrier) tại cảng đi, giúp đơn giản hóa toàn bộ quy trình cho người nhận hàng (consignee).

Một số vai trò quan trọng của Surrender Bill of Lading gồm:

Đẩy nhanh việc giải phóng hàng hóa: Vai trò chính là tăng tốc độ giải phóng hàng tại cảng đến, không cần người nhận phải xuất trình chứng từ giấy gốc.

Hoạt động như một chỉ thị an toàn: Đây là một chỉ thị chính thức, không thể thay đổi, từ người gửi hàng đến hãng vận chuyển, cho phép giao hàng cho người nhận đã được chỉ định.

Giảm rủi ro tài chính cho nhà nhập khẩu: Giúp nhà nhập khẩu tránh được các khoản phí lưu container (demurrage) và phí lưu bãi (detention) tốn kém do chậm nhận chứng từ gốc.

Tăng tốc chuỗi cung ứng: Loại bỏ “nút thắt cổ chai” do chứng từ giấy gây ra, rất quan trọng đối với chuỗi cung ứng just-in-time và tốc độ cao.

Hỗ trợ thương mại dựa trên sự tin tưởng: Là công cụ logistics lý tưởng cho các giao dịch dựa trên sự tin cậy, ví dụ như các đơn hàng thanh toán trước.

Giảm gánh nặng hành chính: Đơn giản hóa quy trình chứng từ, cắt giảm chi phí chuyển phát nhanh, công sức theo dõi, và rủi ro thất lạc chứng từ trong quá trình vận chuyển.

3. Lợi ích và rủi ro khi sử dụng Surrender B/L?

3.1. Những lợi ích chính của Surrender Bill of Lading

Thông quan hàng hóa tại điểm đến nhanh hơn.

Loại bỏ sự chậm trễ do chứng từ bị thất lạc hoặc giao chậm qua dịch vụ chuyển phát nhanh.

Giảm chi phí chuyển phát quốc tế.

Giảm bớt thủ tục giấy tờ và lỗi hành chính.

Giúp người bán thu tiền nhanh hơn trong một số giao dịch.

Nâng cao sự hài lòng của người mua nhờ giao hàng nhanh chóng hơn.

3.2. Rủi ro và hạn chế

Mặc dù có nhiều lợi ích, nhưng nó cũng tồn tại một số rủi ro và hạn chế như:

Người bán (shipper) mất quyền kiểm soát hàng hóa: Khi sử dụng Surrender B/L, ngay khi shipper nộp vận đơn cho hãng tàu, hãng vận chuyển sẽ cho phép giao hàng cho người nhận mà không cần bản gốc, trong trường hợp nếu người mua chưa trả tiền đầy đủ thì người bán khó đòi lại quyền kiểm soát.

Rủi ro thanh toán (Payment risk): Vì hàng hóa có thể được giải phóng nhanh chóng mà không chờ chứng từ gốc, nên người mua có thể nhận hàng mà không trả tiền. Do đó, đòi hỏi người bán phải có sự tin tưởng đối với người mua khi thực hiện giao dịch.

Không phù hợp với L/C (Letter of Credit): Nếu thanh toán qua thư tín dụng (L/C), ngân hàng yêu cầu Original B/L làm chứng từ thanh toán. Trong trường hợp này, Surrender B/L không đáp ứng được yêu cầu, gây khó khăn cho quy trình thanh toán.

Rủi ro pháp lý: Một số quốc gia/cảng có thể không chấp nhận hoặc hạn chế Surrender B/L. Nếu shipper hoặc consignee không nắm rõ quy định địa phương, có thể phát sinh tranh chấp.

Khả năng gian lận (Fraud risk): Do không có bản gốc giấy, nếu quy trình quản lý điện tử không an toàn, có nguy cơ giả mạo hoặc tranh chấp về việc ai là người nhận hợp pháp.

4. Khi nào Surrender bill of lading được sử dụng?

Surrender Bill of Lading được sử dụng trong vận tải biển chủ yếu trong các trường hợp nhằm tăng tốc độ giải phóng hàng hóa tại cảng đích và giảm thiểu rủi ro, chi phí phát sinh do chứng từ gốc đến chậm.

Dưới đây là các trường hợp chính nên sử dụng Surrender Bill of Lading:

Trường hợp 1: Hàng đến cảng đích trước Vận đơn gốc (Original B/L)

Việc hàng đến mà không có Vận đơn gốc để làm thủ tục nhận hàng sẽ dẫn đến tình trạng hàng bị lưu tại cảng, phát sinh các chi phí như phí lưu kho (Storage), phí lưu container (Demurrage/Detention). Sử dụng Surrender B/L giúp người nhận hàng có thể lấy hàng ngay mà không cần chờ Vận đơn gốc.

Trường hợp 2: Quan hệ tin cậy giữa Shipper và Consignee

Đối tác lâu năm hoặc nội bộ công ty: Surrender B/L thường được áp dụng khi người gửi hàng (Shipper) và người nhận hàng (Consignee) đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, tin tưởng lẫn nhau hoặc là các chi nhánh, công ty con của nhau.

Đã thanh toán hoặc điều kiện thanh toán không yêu cầu B/L gốc: Shipper thường chỉ đồng ý làm Surrender B/L khi họ đã nhận được thanh toán đầy đủ từ Consignee, vì việc surrender B/L đồng nghĩa với việc từ bỏ quyền kiểm soát hàng hóa và cho phép Consignee nhận hàng mà không cần B/L gốc.

Trường hợp 3. Đơn giản hóa thủ tục và giảm chi phí chuyển phát

Tiết kiệm chi phí chuyển phát nhanh: Việc gửi bộ chứng từ gốc quốc tế tốn kém chi phí chuyển phát nhanh và mất thời gian. Sử dụng Surrender B/L (thực hiện qua điện giao hàng - Telex Release) cho phép Shipper gửi bản scan/copy của vận đơn đã được đóng dấu "SURRENDERED" qua email, giúp Consignee nhận hàng nhanh chóng và tiết kiệm chi phí.

Tránh rủi ro thất lạc B/L gốc: Loại bỏ rủi ro Vận đơn gốc bị thất lạc hoặc hư hỏng trong quá trình chuyển phát.

Lưu ý quan trọng khi sử dụng Surrender B/L

Không có giá trị chuyển nhượng: Surrender B/L không có giá trị như một chứng từ sở hữu có thể chuyển nhượng (negotiable document), do đó không thể dùng để mua bán, chuyển nhượng lô hàng cho bên thứ ba trong khi hàng đang vận chuyển.

Không áp dụng cho thanh toán L/C: Hình thức thanh toán bằng Thư tín dụng (Letter of Credit - L/C) thường không chấp nhận Surrender B/L, vì L/C yêu cầu xuất trình bộ chứng từ gốc, bao gồm Vận đơn gốc, để đảm bảo an toàn cho ngân hàng và các bên liên quan.

Phí Telex Release: Shipper sẽ phải trả một khoản phí điện giao hàng (Telex Release Fee) cho hãng tàu hoặc Forwarder để thực hiện việc hủy B/L gốc và gửi điện giải phóng hàng.

5. Quy trình phát hành Surrender bill of lading

Quy trình phát hành Surrender Bill of Lading (Vận đơn Điện giao hàng) thường được chia thành hai trường hợp chính, tùy thuộc vào thời điểm Shipper (người gửi hàng) đưa ra yêu cầu chuyển đổi. Dù là trường hợp nào, mục đích cuối cùng là chuyển quyền giải phóng hàng hóa cho Consignee (người nhận hàng) tại cảng đích thông qua thông báo điện tử (Telex Release), loại bỏ nhu cầu sử dụng vận đơn gốc vật lý.

Trường hợp 1: Chuyển đổi từ Vận đơn gốc đã phát hành

Đây là quy trình phổ biến nhất, thường được thực hiện gấp khi hàng sắp đến cảng nhưng B/L gốc chưa kịp gửi đến Consignee.

Bước 1: Shipper yêu cầu Surrender B/L.

Shipper (hoặc Forwarder) gửi yêu cầu chính thức (thường qua email hoặc văn bản) đến hãng tàu/Forwarder tại cảng bốc hàng để chuyển đổi sang Surrender B/L và thực hiện Telex Release.

Bước 2: Shipper hoàn trả B/L gốc.

Shipper nộp lại (surrender) toàn bộ 3 bản gốc của Vận đơn (Original B/L) cho hãng tàu/Forwarder. Việc này là bắt buộc để hủy bỏ tính chất sở hữu vật lý của B/L gốc.

Bước 3: Shipper thanh toán Phí Surrender.

Shipper thanh toán Phí Telex Release/Surrender Fee cho hãng tàu/Forwarder.

Bước 4: Hãng tàu thực hiện Surrender và Telex Release.

Hãng tàu/Forwarder hủy B/L gốc, đóng dấu "SURRENDERED" lên bản sao Vận đơn, và quan trọng nhất là gửi thông báo điện tử (Telex Release) đến đại lý của họ tại cảng dỡ hàng.

Bước 5: Shipper gửi xác nhận cho Consignee.

Shipper chuyển tiếp bản scan B/L đã đóng dấu "SURRENDERED" (hoặc mã Telex Release Code, nếu có) cho Consignee qua email để xác nhận rằng việc "thả hàng" đã hoàn tất.

Bước 6: Consignee nhận hàng.

Consignee đến đại lý hãng tàu tại cảng đích, xuất trình giấy tờ cần thiết (như giấy giới thiệu, giấy thông báo hàng đến) để đổi lấy Lệnh giao hàng (D/O) và nhận hàng, mà không cần xuất trình B/L gốc.

Trường hợp 2: Yêu cầu Surrender B/L ngay từ đầu

Trường hợp này thường được áp dụng giữa các đối tác tin cậy để tối ưu hóa tốc độ và chi phí ngay từ đầu.

Bước 1: Shipper yêu cầu Surrender trong SI.

Khi nộp Chi tiết vận chuyển (Shipping Instruction - SI) cho hãng tàu/Forwarder, Shipper ghi rõ yêu cầu "SURRENDER B/L" (hoặc "Telex Release") ngay từ đầu.

Bước 2: Hãng tàu phát hành B/L Surrendered (bản nháp).

Hãng tàu/Forwarder phát hành Vận đơn (bản nháp/copy) và đóng dấu "SURRENDERED" lên đó.

Bước 3: Shipper thanh toán Phí Surrender.

Shipper thanh toán Phí Telex Release/Surrender Fee (Chỉ mất phí này mà không mất phí in B/L gốc).

Bước 4: Hãng tàu thực hiện Telex Release.

Hãng tàu gửi thông báo điện tử Telex Release trực tiếp đến đại lý của họ tại cảng dỡ hàng, ủy quyền giải phóng hàng.

Bước 5: Shipper gửi bản scan cho Consignee.

Shipper gửi bản scan B/L đã đóng dấu "SURRENDERED" cho Consignee qua email để thông báo.

Bước 6: Consignee nhận hàng.

Consignee nhận hàng tương tự như Trường hợp 1, chỉ cần xuất trình giấy tờ tùy thân và giấy giới thiệu để đổi D/O mà không cần B/L gốc.

6. Sự khác biệt giữa Surrender B/L, Original B/L và Telex Release

Để hiểu rõ hơn về Surrendered B/L, chúng ta cần so sánh nó với Original B/L và Telex Release:

Tóm lại: Surrendered B/L là giải pháp trung gian giữa Original B/L và Telex Release, cân bằng giữa tốc độ và kiểm soát chứng từ.

7. Kết luận

Surrender Bill of Lading mang lại một giải pháp an toàn và tiết kiệm thời gian thay thế cho vận đơn gốc truyền thống. Với việc giảm bớt giấy tờ, đẩy nhanh quá trình giao hàng, và cải thiện luồng logistics, Surrender B/L rất phù hợp với môi trường thương mại hiện đại, tốc độ cao.

Tuy nhiên, nhà xuất khẩu nên tham khảo ý kiến của các công ty giao nhận (freight forwarders) hoặc đối tác ngân hàng trước khi lựa chọn giữa vận đơn gốc và Surrender B/L, đặc biệt khi có các điều khoản thanh toán như L/C (Letter of Credit) liên quan.