[12 bước] Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Hiện nay vận chuyển hàng hàng hóa bằng đường biển ngày được người nhập hàng ưa chuộng vì chi phí vận chuyển thấp với số lượng hàng hóa lớn và tính ổn định cao. Nhưng quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển có lẽ nhiều người mới còn chưa biết. Sau đây Đơn vị order Taobao Lê Phương Logistics sẽ bật mí cho bạn quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển chi tiết nhất.  

Vận chuyển đường biển là gì?

Vận chuyển đường biển là phương thức vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển. Đây là phương thức vận chuyển hàng hóa có quy mô lớn, loại hình này mang đến sự tiện lợi nhờ tiết kiệm chi phí và khả năng vận chuyển khối lượng hàng lớn và hạn chế về các mặt hàng.

Có thể bạn quan tâm:

PCS là gì? PCS là gì trong xuất nhập khẩu?

Kiểm hóa là gì? Những lưu ý quan trọng khi kiểm hóa

Vận chuyển đường biển là gì?

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Bạn có thể tiết kiệm thời gian và chi phí vận chuyển bằng cách tuân thủ từng bước và hiểu rõ quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển. Điều này sẽ giúp hải quan dễ dàng thông quan hàng hóa của bạn hơn. Dưới đây, chúng ta hãy cùng xem xét các quy trình cụ thể liên quan đến việc nhập khẩu sản phẩm bằng đường biển:

Bước 1: Đặt tàu

Bước đầu tiên trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là đặt tàu. Tuy nhiên, trước đó, hợp đồng mua bán đã được công ty và nhà cung cấp dịch vụ vận tải thảo luận và ký kết một cách thỏa đáng.

Các hãng vận chuyển uy tín và nổi tiếng thường có số lượng chỗ container hạn chế và lịch trình được đặt trước lên đến một tuần. Đặc biệt là vào thời điểm cao điểm trong năm, các công ty phải đặt chỗ với các hãng tàu càng sớm càng tốt.

Doanh nghiệp chỉ cần cung cấp cho nhà cung cấp dịch vụ, hay còn gọi là đơn vị giao nhận (FWD), những thông tin cần thiết về hàng hóa tại giai đoạn này. Từ đó, dựa trên các điều khoản cam kết và hợp đồng của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tìm kiếm đối tác vận tải phù hợp.

Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ các thông tin chi tiết sau cho đơn vị FWD để đặt tàu chở hàng:

- Cảng xếp hàng: Khu vực hàng hóa được xếp lên tàu

- Cảng trung chuyển: Cảng trung chuyển sẽ do các bên thỏa thuận để lựa chọn

- Cảng dỡ hàng, cảng đích: Khu vực dỡ container

- Tên và trọng lượng hàng hóa: Dựa trên các chứng từ, tài liệu để cung cấp thông tin chính xác và đầy đủ

- ETD: Ngày khởi hành dự kiến

- Thời gian đóng gói hàng hóa: Tùy thuộc vào trao đổi và sự thỏa thuận giữa các bên

- Các thông tin yêu cầu khác: Loại container, kích thước container, nhiệt độ bảo quản...

Bước 2: Kiểm tra và xác nhận đặt chỗ

Việc xác minh và xác nhận đặt tàu là bước tiếp theo trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển. Những thông tin sau đây cần được xác minh cẩn thận:

- Cảng đến và cảng đi của lô hàng: Doanh nghiệp cần xác nhận thông tin về thời gian đến và đi là chính xác. Vì lịch trình vận chuyển sẽ bị ảnh hưởng bởi yếu tố này.

- Nhiệt độ và thông gió: Kiểm tra độ chính xác của cài đặt nhiệt độ và thông gió theo thông số kỹ thuật của sản phẩm. Sau đó, sản phẩm sẽ được bảo quản phù hợp. Một số hàng hóa đông lạnh (được bảo quản ở nhiệt độ âm) sẽ không có cài đặt thông gió.

- Loại và kích thước container: Kích thước 40feet hoặc 20feet, container cao hay tiêu chuẩn, khô hay lạnh, v.v., đều phải được kiểm tra theo hướng dẫn từ lần trao đổi trước.

Doanh nghiệp cần yêu cầu nhà cung cấp dịch vụ cập nhật và sửa chữa kịp thời bất kỳ sai sót nào trong các thông tin trên. Việc đặt chỗ sẽ được điều chỉnh cho đến khi đáp ứng các điều kiện của thỏa thuận ban đầu.

Bước 3: Theo dõi tình trạng đóng gói và các thông tin liên quan

Nhà cung cấp dịch vụ FDW sẽ đảm nhiệm việc giám sát và theo dõi quy trình đóng gói khi nhập khẩu sản phẩm bằng đường biển. Cụ thể, bộ phận vận chuyển sẽ theo dõi quy trình đóng gói và chia sẻ thông tin cập nhật với các công ty và đối tác của họ.

Thông tin về tình trạng vận chuyển sau đây thu hút sự quan tâm của các doanh nghiệp:

- Ảnh chụp container rỗng đóng vai trò là bằng chứng cho thấy container không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển, đảm bảo chất lượng. Nếu container bị hư hỏng, doanh nghiệp sẽ chi trả chi phí vận chuyển.

- Đối với hàng đông lạnh: Khi đóng gói và vận chuyển, bảng nhiệt độ phải được cập nhật chính xác. Hình ảnh bảng nhiệt độ được chụp và lưu trữ theo đúng quy trình vận chuyển hàng hóa bằng đường biển.

Bước 4: Kiểm tra và xác minh các tài liệu và hồ sơ liên quan đến hàng hóa

Hồ sơ và giấy tờ liên quan rất quan trọng khi làm thủ tục hải quan. Doanh nghiệp nên xác định loại giấy tờ nào cần thiết cho hàng hóa để thực hiện đúng quy trình nhập khẩu sản phẩm bằng đường biển. Sau đó, doanh nghiệp phải chuẩn bị các giấy tờ này trước khi cần thiết.

Nội dung chứng từ phải chính xác và tuân thủ pháp luật. Nếu có bất kỳ sai sót nào trong giấy tờ hoặc gói hàng, cơ quan hải quan hoặc các cơ quan nhà nước có thẩm quyền khác có thể phải giữ lô hàng cho đến khi có thể kiểm tra.

Bước 5: Người nhập khẩu nhận được thông báo khi hàng hóa đến

Thông báo hàng đến là thông báo về thời gian dự kiến ​​hàng đến của một lô hàng. Công ty vận chuyển hoặc nhà cung cấp dịch vụ sẽ gửi thông báo này đến công ty. Doanh nghiệp sẽ được thông báo trước một ngày về việc hàng hóa sẽ đến. Sau khi nhận được thông báo này, công ty sẽ sẵn sàng nhận lệnh giao hàng (D/O) bằng cách chuẩn bị các giấy tờ cần thiết để chứng minh rằng lô hàng thuộc về họ. Các loại giấy tờ cần thiết bao gồm:

- Vận đơn gốc

- Thư giới thiệu nhận hàng

- Giấy tờ ủy quyền nhận hàng (nếu có theo yêu cầu)

Bước 6: Đăng ký các chứng từ liên quan

Mỗi loại hàng hóa thường có thiết kế, mã HS, v.v. riêng biệt. Doanh nghiệp dựa vào các quy định pháp lý khác nhau cho từng mặt hàng để đăng ký chứng nhận vận chuyển. Lô hàng sẽ không được thông quan nếu không đăng ký chứng nhận. Ngoài ra, điều này còn gây ra ùn tắc và cản trở các thủ tục, quy trình mà cơ quan hải quan áp dụng để nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển.

Bước 7: Tờ khai hải quan hàng hóa nhập khẩu

Việc nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển bao gồm một số công việc phức tạp. Tờ khai hàng hóa nhập khẩu sẽ được khai báo. Mã hàng hóa cần được xem xét kỹ lưỡng, vì đây là cơ sở để áp dụng thuế thông quan hiện hành. Trong một số trường hợp, nếu bạn áp dụng sai mã hàng, việc nộp thuế sẽ bị sai. Hậu quả là cơ quan hải quan sẽ áp dụng các khoản phạt hành chính và gian lận thuế.

Đặc biệt, các doanh nghiệp nhập khẩu hàng hóa có thể nộp đơn yêu cầu xuất hàng chính thức trong quá trình khai báo hải quan để yêu cầu giải phóng sớm các mặt hàng và giấy tờ còn tồn đọng. Cơ quan chức năng có thể xem xét điều này như một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp.

Sau khi thông quan, bên nhập khẩu có thể được yêu cầu giải trình về nguồn gốc, số lượng và giá trị của lô hàng nếu có những dấu hiệu bất thường. Doanh nghiệp cần lưu ý giai đoạn này vì nó khác với quy trình xuất khẩu đường biển.

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển phức tạp hơn nhiều so với quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Việc triển khai thông tin về thuế suất nhập khẩu và mã hàng hóa đòi hỏi trình độ chuyên môn cao. Do đó, không áp dụng thuế cho các mặt hàng xuất khẩu thông thường. Tuy nhiên, thuế suất đối với hàng hóa nhập khẩu thay đổi tùy theo loại và xuất xứ của mặt hàng, với nhiều mức thuế suất liên quan.

Các bước sau đây phải được thực hiện tỉ mỉ để tra cứu mã hàng hóa và áp dụng mức thuế đối với hàng hóa nhập khẩu:

- Bước 1: Do có sự thay đổi nên thông tin về thuế suất và biểu thuế suất được cập nhật thường xuyên.

- Bước 2: Tự nghiên cứu để tìm mã sản phẩm và áp dụng mức thuế suất phù hợp cho mặt hàng đó.

- Bước 3: Đối với hàng hóa nhập khẩu chịu thuế, phải kê khai đầy đủ các loại thuế hiện hành. Việc này cần được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, bao gồm Luật Thuế Giá trị Gia tăng, Luật Thuế Tiêu thụ Đặc biệt và Luật Thuế Nhập khẩu.

Bước 8: Khai báo hải quan

Bước tiếp theo của quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển là mở và xử lý tờ khai hải quan. Sau đây là các quy trình hải quan đường biển bắt buộc phải tuân thủ để thông quan tờ khai hải quan:

- Luồng xanh: Để in mã vạch, doanh nghiệp phải nộp thuế. Hàng hóa sau đó sẽ được tiếp nhận và thanh lý.

- Luồng vàng: Doanh nghiệp phải nộp thuế trong thời gian trước hoặc sau khi làm thủ tục mở tờ khai. Sau đó, doanh nghiệp nhận hàng, mở tờ khai và thanh lý.

- Luồng Đỏ: Quy định tương tự như quy định đối với các mặt hàng trong luồng Vàng. Tuy nhiên, để xác minh hàng hóa thực tế, cần thực hiện thêm một bước nữa khi mở tờ khai.

Để có thể khai báo trong quá trình nhập khẩu bằng đường biển, các công ty phải chuẩn bị:

- Khai báo luồng như trên

- Giới thiệu

- Hóa đơn

- Danh sách đóng gói

- Vận đơn

- Các chứng từ liên quan (giấy CO-CQ, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn cước phí,...)

Sau khi nộp, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra tính hợp lệ, chính xác và đầy đủ của các giấy tờ nêu trên. Nếu không có sai sót, cơ quan hải quan sẽ tiến hành thông quan hàng hóa trên hệ thống theo quy trình nhập khẩu hàng hóa đường biển.

Bước 9: Giải phóng hàng hóa

Doanh nghiệp có thể in mã vạch trong suốt quá trình nhập khẩu đường biển nếu đã nộp đầy đủ các loại thuế và mở tờ khai thành công. Tờ khai đã in và mã vạch sẽ được trả lại cho cơ quan hải quan.

Lưu ý, doanh nghiệp phải chuẩn bị và nộp tối thiểu hai bộ hồ sơ. Mã vạch sẽ được cơ quan hải quan kiểm tra và đóng dấu. Một bộ hồ sơ sẽ được cơ quan hải quan lưu giữ và một bộ sẽ được trả lại cho doanh nghiệp.

Bước 10: Giao hàng tới kho

Sau khi tờ khai được thanh toán đầy đủ, công ty sẽ giao Giấy chứng nhận hiệu lực (D/O) cho Phòng Thương mại Cảng để thanh toán và in Phiếu nâng container (EIR). Sau đó, tài xế vận tải sẽ được giao các giấy tờ sau để mang đến kho riêng:

- Giấy tờ cho mượn container

- Phiếu EIR

- Giấy chứng nhận hiệu lực (D/O)

Theo quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, tài xế phải xuất trình cho giám sát cửa khẩu hải quan các giấy tờ nêu trên trước khi rời cảng. Sau đó, tài xế được quyền dỡ container hàng hóa của mình ra khỏi cảng và giao về kho.

Bước 11: Tháo và lắp lại container rỗng

Việc lấy và trả xe container ỗng là một khâu khác trong quy trình nhập khẩu cần được kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng. Khi xe về kho, doanh nghiệp cần đảm bảo kiểm tra kỹ các thông tin sau trước:

- Niêm phong hàng hóa: Doanh nghiệp có cần kiểm tra vận đơn (bill of lading) và niêm phong hàng hóa thực tế có trùng khớp không? Niêm phong có bị làm giả hay không? Lưu ý: Trước khi cắt niêm phong, vui lòng chụp ảnh lại.

- Lưu trữ hình ảnh: Cần chụp ảnh bên trong và bên ngoài, ván sàn, hai cửa container, lỗ thông gió và ổ cắm điện. Nếu sản phẩm bị hư hỏng, mục tiêu duy trì tình trạng container sẽ được thực hiện và chi phí sửa chữa sẽ được xác định dựa trên hồ sơ hư hỏng.

- Hàng hóa nguy hiểm: Theo hướng dẫn của công ty vận chuyển, doanh nghiệp phải thực hiện việc gỡ bỏ nhãn nguy hiểm trước khi trả lại container rỗng. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ bị phạt.

- Trả container: Theo yêu cầu ghi trên giấy mượn container, tài xế sẽ trả container rỗng về ICD hoặc cảng sau khi lấy hàng ra khỏi container.

Bước 12: Lưu trữ tài liệu và hồ sơ

Tài liệu và bộ hồ sơ liên quan đến lô hàng nhập khẩu phải được lưu trữ hết sức cẩn thận. Giai đoạn này của quy trình nhập khẩu đường biển nhằm mục đích so sánh sau này, phòng trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc vụ việc. Tài liệu cũng là bằng chứng hỗ trợ các quy trình kiểm tra của cơ quan chức năng.

Hiện nay, hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển đang được số hóa và hiệu quả hơn nhờ chính sách thông quan của nước ta. Nhờ đó, chi phí và thời gian lưu kho tại cửa khẩu sẽ được giảm thiểu. Bên cạnh việc giảm áp lực lên cơ sở hạ tầng, khu vực cảng cũng được thông gió. Doanh nghiệp cũng cần tuân thủ chặt chẽ các quy định về thông quan để tránh bị cơ quan hải quan kiểm tra lại.

>> Xem thêm ngay: Ocean Freight là gì? Các loại phụ phí của đường biển phổ biến hiện nay

Quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển

Những lưu ý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Để quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển được nhanh chóng và an toàn bạn cần chú ý các vấn đề quan trọng sau:

• Trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển hàng hóa phải được đóng gói kỹ càng đặt biệt là hàng hóa dễ vỡ và có giá trị cao để tránh rủi ro trong quá trình vận chuyển dài ngày.

• Tuân thủ các quy định về pháp lý: Mỗi quốc gia có những quy định pháp luật riêng bạn cần tìm hiểu rõ ràng về quy định nhập xuất khẩu và xuất khẩu để giúp việc thông quan được diễn ra dễ dàng và nhanh chóng. 

• Lựa chọn đơn vị vận chuyển uy tín sẽ giúp bạn vận chuyển hàng hóa nhanh chóng tiết kiệm thời gian hàng về.

• Theo dõi tình trạng đơn hàng: Thường website của các đơn vị vận chuyển có cập nhật tình trạng đơn hàng cho bạn. Bạn có thể theo dõi để nắm được tình trạng đơn hàng.

Những lưu ý khi vận chuyển hàng hóa bằng đường biển

Trên đây là quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển, mong rằng những thông tin Lê Phương Logistic cung cấp trên có thể giúp bạn nắm rõ được quy trình  nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển và có thể vận chuyển bằng đường biển một cách thuận lợi. Để dễ dàng trong quy trình nhập khẩu hàng hóa bằng đường biển bạn hãy liên hệ ngay Lê Phương Logistics  chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn.